Datenschutz bei Bewerbungen

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Weitere Angaben über uns entnehmen Sie bitte dem Impressum und den Inhalten dieser Website.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Wir erheben die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zusenden oder mitteilen, insbesondere per Post, per E-Mail, im Telefonat oder im Gespräch. Es kann auch sein, dass wir Ihre Daten von Dritten erhalten, beispielsweise von einer Stellenvermittlung, weil Sie Ihre Daten dort zur Verfügung gestellt und die Übermittlung ermöglicht bzw. veranlasst haben. Dies teilen wir Ihnen bei der Kontaktaufnahme bzw. nach Erhalt dieser Daten mit, soweit Ihnen das nicht sowieso bekannt ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Studierendenwerk) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und wir Sie einstellen möchten, erhalten Sie vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit eine Checkliste, in der alle weiteren Dokumente und Angaben aufgeführt sind, die wir vor Abschluss eines Arbeitsvertrags benötigen. Hierzu gehören beispielsweise die Angabe Ihrer Sozialversicherungsnummer und die Benennung Ihrer Krankenversicherung. Als Anstalt des öffentlichen Rechts fordern wir darüber hinaus von allen Beschäftigten die Vorlage eines Führungszeugnisses.

Wenn Sie eingestellt werden, nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen zu Ihrer Personalakte.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Alle Angaben stellen Sie freiwillig zur Verfügung, es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls die Bewerbungsunterlagen nicht aussagekräftig sind, kann es sein, dass sich dies negativ auf den Erfolg der Bewerbung auswirkt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerbungsdaten ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 DSG NRW. Nach diesen Vorschriften ist die Verarbeitung solcher Daten zulässig, die für die Entscheidung, ob ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird, erforderlich sind.

Soweit die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung basiert, stellen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit § 18 DSG NRW die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.

Da die Besetzung freier Stellen erforderlich ist, um die Aufgaben als Studierendenwerk zu erfüllen, bietet darüber hinaus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 StWG NRW eine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten.

Für eine Datenweitergabe an Behörden oder öffentliche Stellen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO die Rechtsgrundlage. Diese Weitergabe erfolgt nur, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, übernehmen wir Ihre Daten in unser Personalverwaltungssystem.

Im Falle einer Absage werden die Daten von Bewerber*innen spätestens 6 Monate nach Besetzung der ausgeschriebenen Stelle gelöscht, es sei denn, Sie erklären Ihr ausdrückliches Einverständnis zu einer längerfristigen Speicherung für eine eventuelle später freie Stelle, dann erfolgt die Löschung spätestens nach zwei Jahren.

Bei Initiativbewerbungen werden über einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten Einsatzmöglichkeiten geprüft. Die Bewerbung wird einer offenen Stelle zugeordnet und entsprechend verarbeitet. Andernfalls erfolgt eine Absage und die Initiativbewerbungs-Daten werden spätestens 6 Monate nach der Absage gelöscht.

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Bewerbungsdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von dem Bereich Personalwesen gesichtet. Die eingegangenen Bewerbungen werden dann intern an die Bereichsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen, dazu zählen neben den Fachbereichen insbesondere der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte, ggf. die Schwerbehindertenvertretung, ggf. die Jugend- und Ausbildungsvertretung, sowie ggf. weitere zuständige Stellen. Manchmal beziehen wir bei einem Stellenbesetzungsverfahren auch externe Expert*innen zur Beratung mit ein, diese sind dann zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung aller Datenschutzvorschriften verpflichtet.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten im Rahmen des Einstellungsprozesses weiter verarbeitet, dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Einstellungsverfahrens benötigen.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere/n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten Sie am Beginn dieser Datenschutzinformationen finden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte*n. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.