Nutzung von Microsoft-Teams-Meetings

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85
44227 Dortmund
Telefon: 0231 - 755-3500
E-Mail:  info(at)stwdo.de

Es gelten die im Folgenden beschriebenen Nutzungsbedingungen und Datenschutz-Informationen, wenn Sie eine Einladung zu einer Microsoft Teams-Besprechung als Videokonferenz mit dem Logo des Studierendenwerks Dortmund als Absenderangabe erhalten haben und durch Anklicken des mitgeteilten Hyperlinks die Teilnahme starten. Sinngemäß gilt dasselbe bei einer Konferenzteilnahme per Telefon (nur Audio).

• Wenn Sie die Teilnahme starten, verpflichten Sie sich, dass Sie oder mit Ihnen im selben Raum anwesende andere Personen keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen der Videokonferenz vornehmen, es sei denn, alle Teilnehmenden der Videokonferenz sind darüber informiert und haben ausdrücklich und freiwillig zugestimmt.
• Es ist Teilnehmenden jederzeit freigestellt, die Kamera-Aktivierung auszuschalten, sodass die Übertragung des eigenen Bildes unterbleibt oder durch eine „Stummschaltung“ die Übertragung des eigenen Tons unterbunden wird. Bei aktivierter Kamera kann die Erkennbarkeit des im Blickfeld der Kamera befindlichen Hintergrunds vermieden werden, indem eine zuvor definierte Hintergrund-Bilddarstellung festgelegt wird oder per Einstellung „Weichzeichnen“ aktiviert wird. Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten kann durch die Teilnehmenden jederzeit selbst beendet werden, indem sie die Teilnahme an der Videokonferenz beenden.
• Die Videokonferenz findet unter Nutzung des für das Studierendenwerk Dortmund AöR (StwDo) lizensierten und durch das StwDo administrierten Microsoft Tenants statt.
• Für die Durchführung der Videokonferenz wird die Software „Microsoft Teams“ des Konzerns Microsoft verwendet. Dabei werden durch Microsoft personenbezogene Daten der Teilnehmenden verarbeitet. Insbesondere werden die Daten verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Videokonferenz durchzuführen. Hierzu zählen insbesondere die Bild- und Tondaten, Daten der für die Teilnahme genutzten Geräte und die Anmeldedaten der Teilnehmenden. Möglicherweise wird der Ablauf der Videokonferenz von Microsoft statistisch ausgewertet. Informationen zum Datenschutz von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland und Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, Vereinigte Staaten von Amerika gibt es hier:
  https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement.
• Möchten Sie mit Microsoft bezüglich des Datenschutzes in Kontakt treten, können Sie dieses Webformular nutzen:
  https://www.microsoft.com/de-de/concern/privacy
• Da die Vertraulichkeit der Videokonferenz nicht im selben Maß gewährleistet werden kann, wie bei einem persönlichen Zusammentreffen, erfolgen hier der Hinweis und die Bitte, dass auf die Besprechung besonders geheimhaltungsbedürftiger Informationen verzichtet werden sollte.
• Zwecke der Datenverarbeitungen durch das Studierendenwerk sind die Durchführung der Videokonferenz, die Bearbeitung der besprochenen Themen und die Abstimmung untereinander. Systemseitig wird jede Online-Nutzung mit Logdaten protokolliert, also insbesondere Name, Beginn und Ende der Nutzung, sowie die Rollenkennzeichnung als beispielsweise Organisator/in oder Gast. Durch das Studierendenwerk werden die von der Software „Microsoft Teams“ zur Verfügung gestellten technischen Nutzungsinformationen der Teilnehmenden genutzt, soweit dies erforderlich ist, um die technische Stabilität und Sicherheit der Videokonferenz zu gewährleisten. Die einladende Person und andere Teilnehmende erstellen und verarbeiten eine Teilnahmeliste und insbesondere die Namen der Teilnehmenden. Ggf. werden Stichworte zu besprochenen Themen erstellt, ggf. wird ein Protokoll geschrieben, ggf. werden – insbesondere bei Nutzung der Funktion „Bildschirm teilen“ - Dokumente gemeinsam bearbeitet, analog zu einem Termin in Anwesenheit. Falls die Chatfunktion genutzt wird, werden Chat-Beiträge im für das Studierendenwerk lizensierten Microsoft-Tenant gespeichert, sie sind für die teilnehmenden Personen verfügbar.
  
  Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, denn die Durchführung von Videokonferenzen ist erforderlich, um die Aufgaben des Studierendenwerks effizient zu erfüllen, wobei nicht nur der Organisations- , Zeit- und Reise-Aufwand eines persönlichen Treffens vermieden werden, sondern durch die Vermeidung des persönlichen/ direkten Kontakts auch möglichen Krankheits- bzw. Ansteckungsgefahren vorgebeugt wird.
• Durch das Studierendenwerk Dortmund erfolgt in aller Regel keine Bild- oder Tonaufzeichnung der Videokonferenz. Falls ausnahmsweise eine Aufzeichnung stattfinden soll, erfolgt eine Information an alle Teilnehmenden, zu welchen Zwecken die Aufzeichnung erfolgen soll und warum sie zur effizienten Aufgabenerfüllung des Studierendenwerks erforderlich ist. Vor dem Starten der Aufzeichnung wird abgefragt, ob alle Teilnehmenden dieser Aufzeichnung ausdrücklich und freiwillig zustimmen. Während der Aufzeichnung kann jede/r Teilnehmende die Zustimmung jederzeit widerrufen, dann wird die Aufzeichnung beendet. Vorhandene Aufzeichnungen werden so verwendet und so lange gespeichert, wie es für den vor der Aufzeichnung mitgeteilten Zweck erforderlich ist. Rechtsgrundlage für das Erstellen der Aufzeichnung ist die Einwilligung der Teilnehmenden, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO, Rechtsgrundlage für die Verwendung der Aufzeichnung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO.
• Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf Widerruf von Einwilligungen gemäß Art. 7 DSGVO und auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die Datenschutzbeauftragte oder an die Ihnen bekannten zuständigen Personen des Studierendenwerks wenden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Stand: April 2023