Datenschutz in der Psychologischen Beratung

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Psychologische Beratung: psbe@stwdo.de, Telefon 0231-20649-180

Weitere Angaben über uns entnehmen Sie bitte dem Impressum und den Inhalten dieser Website.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns für die Beratung zur Verfügung stellen und die im Rahmen der Beratung entstehen, das sind insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Hochschule und Daten zum Studium, Ihr Beratungsanliegen und Protokolle der Beratungen. Wir verwenden Ihre Daten zur Durchführung der Beratung und zur Erfüllung unserer Rechtspflichten, insbesondere zur Erfüllung der berufsrechtlichen Pflichten zur Dokumentation und zur Aufbewahrung.

Zusätzlich werden die Daten zur Erstellung einer Statistik verwendet. Die Auswertung wird intern erstellt, die statistischen Daten sind anonym und lassen keinerlei Rückschlüsse auf einzelne beratene Personen zu. Dies dient der Auswertung der Frequentierung und der Optimierung unseres Beratungsangebotes.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung in die Beratung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Die Inanspruchnahme von Beratungen ist freiwillig, auch das Bereitstellen von Daten zum Zweck der Beratung ist freiwillig.

Ergänzende Rechtsgrundlage unserer Beratungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden, und in Verbindung mit der Berufsordnung für Psychologische Psychotherapeut*innen. Dabei gilt für den unwahrscheinlichen Fall eines Rechtsstreits: Sollten die Daten ggf. im Rahmen einer Rechtsstreitigkeit zur Wahrung und Wahrnehmung von Rechtspositionen des Studierendenwerks Dortmund erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf dieser Rechtsgrundlage, soweit eine Verwendung der Daten dafür zulässig ist und unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften, zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erfolgen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, solange dies für eine laufende Beratung oder für eine eventuelle spätere Beratung oder für die Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten, die dafür nicht mehr erforderlich sind und für die insbesondere keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Beratung.

Wer bekommt Ihre Daten?

Die Mitarbeitenden der Psychologischen Beratung haben Zugriffsrechte auf Ihre Daten. Alle uns im Rahmen der Beratung bekannt gewordenen Informationen zu Ihrem Anliegen, Ihrer Person, Ihren beruflichen oder wirtschaftlichen Verhältnissen und die Tatsache Ihrer Beratung unterliegen der Schweigepflicht. Eine Weitergabe erfolgt ausnahmsweise, wenn dazu eine gesetzliche Pflicht bestehen würde oder im unwahrscheinlichen Falle eines Rechtsstreits zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Es erfolgt ein Austausch innerhalb der Mitarbeitenden der Beratungsstelle, damit die Beratung durch wechselnde Personen des Beratungs-Teams erfolgen kann, sowie aus Gründen der Supervision oder Qualitätssicherung; Hierfür willigen die beratenen Personen bei Beginn der Beratung in die Entbindung von der Schweigepflicht ein.

Beratung per Videotelefonat

Sofern wir anstelle einer persönlichen Beratung anbieten, für Einzelpersonen oder für kleine Gruppen eine Beratung per Videotelefonat durchzuführen, benötigen Sie für die Nutzung ein Gerät mit Internetzugang (z.B. ein Notebook) mit einem aktuellen Browser, mit einer Kamera und einem Mikrofon.

Bei der Organisation und Durchführung des Videotelefonats werden durch den Anbieter des Videotelefonat-Dienstes personenbezogene Daten verarbeitet. Über diese Datenverarbeitung informiert der Anbieter des Videotelefonat-Dienstes auf seiner Website. Soweit es für die Durchführung erforderlich ist, erhält der Anbieter des Videotelefonat-Dienstes von uns die zur Einladung und Organisation des Teilnahmezugangs erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit des Termins, ggf. Name).

Bei Videotelefonaten erfolgt durch uns kein Mitschnitt und keine Aufzeichnung. Wir weisen darauf hin, dass auch die beratenen Personen nicht berechtigt sind, eine Aufzeichnung vorzunehmen, wir erteilen keine Einwilligung zu einer Aufzeichnung der Beratung.

Wir verwenden die Datenverarbeitungsprozesse eines Videotelefonats ausschließlich zur Durchführung der Beratung. Falls die Chatfunktion freigeschaltet und genutzt wird, gelten dafür die Datenverarbeitungs-Regelungen des Videotelefonat-Anbieters. Soweit technisch möglich, wird der Chatverlauf von uns nach Ende des Videotelefonats gelöscht, es sei denn, alle betroffenen Personen vereinbaren einvernehmlich und ausdrücklich etwas anderes und willigen ausdrücklich und freiwillig in eine Speicherung des Chats ein.

Gruppenangebot für Webinare per Zoom

Sofern ein Online-Seminar (Webinar) unter Nutzung der Software Zoom durchgeführt wird, gelten dafür unsere Datenschutz- und Nutzungsbedingungen bei Zoom-Meetings, siehe www.stwdo.de/datenschutz.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Im gesetzlich festgelegten Rahmen haben Sie das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten Sie am Beginn dieser Datenschutzinformationen finden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.