Informationen gemäß Art. 13 DSGVO Datenschutz in der Sozialberatung

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Sozialberatung: soziales(at)stwdo.de, Telefon 0231-20649-185

Weitere Angaben über uns sind im Impressum und den Inhalten dieser Website zu finden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Du uns für die Beratung zur Verfügung stellst und die im Rahmen der Beratung entstehen, das sind insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Hochschule und Daten zum Studium, Dein Beratungsanliegen und Protokolle der Beratungen. Wir verwenden Deine Daten zur Durchführung der Beratung und zur Erfüllung unserer Rechtspflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten.

Zusätzlich werden die Daten zur Erstellung einer Statistik verwendet. Die Auswertung wird intern erstellt, die statistischen Daten sind anonym und lassen keinerlei Rückschlüsse auf einzelne beratene Personen zu. Dies dient der Auswertung der Frequentierung und der Optimierung unseres Beratungsangebotes.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Deine Einwilligung in die Beratung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Die Inanspruchnahme von Beratungen ist freiwillig, auch das Bereitstellen von Daten zum Zweck der Beratung ist freiwillig.

Ergänzende Rechtsgrundlage unserer Beratungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit
§ 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden. Dabei gilt für den unwahrscheinlichen Fall eines Rechtsstreits: Sollten die Daten ggf. im Rahmen einer Rechtsstreitigkeit zur Wahrung und Wahrnehmung von Rechtspositionen des Studierendenwerks Dortmund erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf dieser Rechtsgrundlage zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erfolgen, soweit eine Verwendung der Daten dafür zulässig ist und unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Deine personenbezogenen Daten werden verarbeitet, solange dies für eine laufende Beratung oder für eine eventuelle spätere Beratung oder für die Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten, die dafür nicht mehr erforderlich sind und für die insbesondere keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Beratung.

Wer bekommt Deine Daten?

Die Mitarbeitenden der Beratungsstelle haben Zugriffsrechte auf Deine Daten. Entsprechend Deiner Einwilligung erfolgt ein Austausch innerhalb der Mitarbeitenden der Beratungsstelle (Psychologische Beratungsstelle, Sozialberatung und Notfallhilfen). Alle uns im Rahmen der Beratung bekannt gewordenen Informationen zu Deinem Anliegen, Deiner Person, Deinen beruflichen oder wirtschaftlichen Verhältnissen und die Tatsache Deiner Beratung unterliegen der Verschwiegenheit. Erforderlichenfalls erhält eine Stellvertretung Zugriff auf Kontaktdaten zu organisatorischen Zwecken (z.B. Terminverschiebungen wegen Krankheit oder Urlaub), um telefonisch und per E-Mail Kontakt aufzunehmen. Eine Weitergabe erfolgt ausnahmsweise, wenn dazu eine gesetzliche Pflicht bestehen würde oder im unwahrscheinlichen Falle eines Rechtsstreits zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Online-Terminbuchung

Es ist angedacht eine Online-Terminbuchung zu ermöglichen. Ab dann gilt: Wenn Du das Angebot für eine Online-Terminbuchung nutzt, gibst Du Deinen Namen, Kontaktdaten und den Terminwunsch online auf der Website stwdo.de ein, auf die Datenschutzinformation der Website wird verwiesen. Die von Dir eingegebenen Daten werden von uns für die Beratungsplanung und -durchführung verwendet. Deine E-Mailadresse wird genutzt, um Dir eine Aufforderung zur Bestätigung Deiner Buchung zu senden und anschließend die erfolgreiche Terminbuchung zu bestätigen, ggf. wird auch eine Terminerinnerung oder -verschiebung an Deine Mailadresse gesendet.

Beratung per Videotelefonat

Sofern wir anstelle einer persönlichen Beratung anbieten, für Einzelpersonen oder für kleine Gruppen eine Beratung per Videotelefonat durchzuführen, benötigst Du für die Nutzung ein Gerät mit Internetzugang (z.B. ein Notebook) mit einem aktuellen Browser, mit einer Kamera und einem Mikrofon.

Bei der Organisation und Durchführung des Videotelefonats werden durch den Anbieter des Videotelefonat-Dienstes personenbezogene Daten verarbeitet. Über diese Datenverarbeitung informiert der Anbieter des Videotelefonat-Dienstes auf seiner Website. Soweit es für die Durchführung erforderlich ist, erhält der Anbieter des Videotelefonat-Dienstes von uns die zur Einladung und Organisation des Teilnahmezugangs erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit des Termins, ggf. Name).

Bei Videotelefonaten erfolgt durch uns kein Mitschnitt und keine Aufzeichnung. Wir weisen darauf hin, dass auch die beratenen Personen nicht berechtigt sind, eine Aufzeichnung vorzunehmen, wir erteilen keine Einwilligung zu einer Aufzeichnung der Beratung.

Wir verwenden die Datenverarbeitungsprozesse eines Videotelefonats ausschließlich zur Durchführung der Beratung. Falls die Chatfunktion freigeschaltet und genutzt wird, gelten dafür die Datenverarbeitungs-Regelungen des Videotelefonat-Anbieters. Soweit technisch möglich, wird der Chatverlauf von uns nach Ende des Videotelefonats gelöscht, es sei denn, alle betroffenen Personen vereinbaren einvernehmlich und ausdrücklich etwas anderes und willigen ausdrücklich und freiwillig in eine Speicherung des Chats ein.

Webinare via Zoom oder Teams

Sofern ein Online-Seminar (Webinar) unter Nutzung der Software Zoom oder Teams durchgeführt wird, gelten dafür unsere Datenschutz- und Nutzungsbedingungen bei Zoom-Meetings oder Teams-Meetings, siehe www.stwdo.de/datenschutz.

Welche Datenschutzrechte hast Du?

Im gesetzlich festgelegten Rahmen hast Du das Recht auf Auskunft über die von uns zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Wenn Du von Deinen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Dich bitten, Deine Identität nachzuweisen, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden kannst Du Dich jederzeit an uns wenden, entweder an die Dir bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten Du am Beginn dieser Datenschutzinformationen findest. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe Deines Namens und Deiner Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Deines Namens und Deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legst Du Widerspruch ein, werden wir Deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie kannst Du weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die Dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Du weitere Informationen wünschst, wende Dich bitte an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n. Diese helfen Dir gerne weiter. Wir bitten um Verständnis, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung findest Du immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.